GESTION DE L’INFORMATION
Reconnaissez-vous ces irritants ?
Des documents et des données partout, des arborescences chaotiques, des montagnes de courriels, des documents confidentiels accessibles, des documents qui disparaissent ? Et donc, comment agir ?
Infocyble partage son expertise selon deux approches complémentaires :
- Offrir des ateliers pour mettre en application les meilleures pratiques en gestion de l’information et des documents.
- Offrir un accompagnement pour soutenir ou implanter un plan d’action en gestion de l’information et des documents.
Ateliers
Ça vous parle ?
- Qui a vu le dernier bilan financier ? Je l’avais posté sur Teams la semaine dernière !
- Pas vrai, j’ai passé la matinée à travailler sur la mauvaise version du budget annuel !
- Non, je ne veux plus scanner des documents dont l’original est électronique !
- Les lois sont trop compliquées à comprendre et encore plus à appliquer !
- Finalement, qui est responsable de la gestion des documents confidentiels ?
Les ateliers d’Infocyble sont là pour aider à appliquer les bonnes pratiques en gestion de l’information et des documents.
« La formation nous a été des plus précieuses et très intéressante. Ce fut un plaisir d’échanger avec des professionnelles de votre calibre. »
CENTRE DE SERVICES PARTAGÉS DU QUÉBEC
Exemples d’ateliers
atelier sur le traitement et la classification des documents électroniques
Les besoins
- Comment avoir une classification uniforme pour tout le monde ?
- Quoi faire des documents rendus obsolètes ?
- Faut-il vraiment suivre des règles de gestion de l’information et des documents ?
- Si oui, lesquelles et comment ?
Les solutions
- Participants outillés et en confiance.
- Mises en situation pratiquées et applicables.
atelier sur les obligations légales en gestion de l’information et des documents
Les besoins
- Comment s’y retrouver dans la panoplie des obligations légales, normes, lois et autres ?
- Que faut-il appliquer exactement ?
- Comment adapter les lois dans le contexte précis d’un organisme ?
Les solutions
- Schéma clair et rigoureux des obligations légales.
- Prise en compte de l’impact organisationnel.
- Mises en situation concrètes, applicables et adaptées aux besoins.
atelier sur la mise en place d’une gouvernance de l’information
Les besoins
- En gestion de l’information et des documents, qui fait quoi, quand, comment, pourquoi et avec qui ?
- Monter une cartographie précise des rôles et responsabilités, des processus et des approches appropriées.
- Les appliquer au contexte de l’organisme.
Les solutions
- Rôles et responsabilités en gestion de l’information et des documents clairement identifiés.
- Une entité en gestion de l’information créée.
- Ressources nécessaires identifiées et allouées.
- Sensibilisation qui peut être appliquée par le client lui-même.
Exemples d’ateliers donnés
Fonctionnement et implantation d’un système de gestion de l’information et des documents.
CHU Sainte-Justine et Culture Montérégie.
Implantation d’un système de gestion des documents électroniques : classification, cycles de vie, gouvernance, bonnes pratiques et gestion des risques.
CISSS de Laval, Laval.
Élaboration et mise à jour de la structure de classification des documents électroniques.
Fédération des professionnèles de la CSN.
Mise en place d’un système de gestion des documents en vue de leur intégration dans SharePoint.
Fondation Jeunes en Tête.
Comment implanter un plan de classification en gestion des documents ? Quels rôles et responsabilités ? Formation et accompagnement.
Collège Bois de Boulogne.
Conseils et accompagnement
Vous avez suivi un ou plusieurs ateliers et vous êtes prêts à mette en place ou vous avez déjà mis en place un système de gestion de l’information et des documents. Sur le terrain, « c’est une autre histoire », vous avez des questions en suspens ou une situation particulièrement difficile à maîtriser.
Par exemple :
- Vous devez prévoir un budget pour une solution de GED, combien ?
- Qui va être responsable de la gestion de l’information et des documents ?
- À quel service ou département rattacher la gestion de l’information et des documents ?
- Quelle collaboration construire avec les technologies de l’information ?
- Comment aborder la résistance au changement quand il s’agit de classification ou de règles à suivre ?
« Élisabeth, le travail que nous avons reçu dépasse de loin nos attentes. Les résultats sont de loin plus impressionnants que prévus. Nous avons des outils concrets et qui seront facilement utilisés. »
RAPSIM
Exemples d’accompagnement en gestion de l’information
Audit informationnel et mise en place d’une gouvernance de l’information dans un hôpital
Contexte
- Difficulté de repérage de l’information.
- Perte de documents électroniques.
- Chaos sur les répertoires informatiques.
- Flou dans les responsabilités en gestion des documents.
- Inquiétude relative à la confidentialité de l’information.
- Sauvegarde sécuritaire de l’information.
Solutions
- Réalisation d’un audit informationnel.
- Plan d’action de triennal relatif à la gestion de l’information et des documents.
- Implantation d’une entité en gestion de l’information.
- Recrutement d’une équipe de professionnels en sciences de l’information.
- Élaboration sur mesure d’un Manuel de bonnes pratiques.
- Confiance et autonomie en gestion de l’information et des documents.
- On ne cherche plus, on trouve.
Gestion intégrée des documents avec SharePoint
Contexte
- Share Point implanté mais que des problèmes.
- Repérage difficile de l’information dans Share Point.
- Doublons, multiples versions : mêmes problèmes que dans les arborescences.
- Qui fait quoi dans Share Point.
Solutions
- Structure simplifiée – processus d’affaire.
- Cycle de vie des document – destruction – conservation dans Share Point.
- Politiques et procédures.
- Méthodologie pour la migration des documents électroniques dans SharePoint.
Cas des bibliothèques spécialisées
Contexte
- Moderniser une bibliothèque de cégep.
- Revoir et innover les espaces.
- Optimiser voire innover les produits et services.
- Mieux répondre aux besoins évolutifs et contextuels des étudiants.
Solutions
- Audit et analyse stratégique de l’offre de service de la bibliothèque.
- Réalisation d’un sondage auprès des étudiants.
- Tenue de remue-méninges, rencontres et discussions.
- Analyse des produits et services offerts.
- Proposition participative d’un plan de transformation des espaces, des produits et services.
- Élaboration collaborative d’un plan d’action.
- Positionnement de l’étudiant au coeur des changements.
Exemples de mandats réalisés
Simplification et implantation d’un système de gestion de l’information et des documents électroniques.
Culture Montérégie (CM).
Audit informationnel en gestion des documents au CHU Sainte-Justine.
Création d’une entité en gestion de l’information. Mise en œuvre d’un plan d’action triennal (traitement des documents électroniques, élaboration d’un manuel complet des bonnes pratiques).
Élaboration et implantation d’une plateforme de recherche sur le logement abordable : gestion de l’information et des documents électroniques.
Centre québécois de recherche sur le logement abordable (CQRLA).
Modernisation, structuration et plan d’action pour la bibliothèque du cégep de Bois de Boulogne.
Plan de transformation impliquant la gestion de l’information et des documents.
Participation au projet de modernisation de la bibliothèque (audit, remue-méninge et autres) et élaboration collaborative des nouvelles orientations stratégiques de la bibliothèque de l’université de Sherbrooke.
Soutien à l’amélioration des outils documentaires, rédaction d’un Guide de gestion de l’information et des documents, mise en place d’un projet-projet-pilote pour implanter une solution de GED.
Conseil des écoles catholiques du Centre-Est (CECCE).
